Qué fem?

Gestió i custòdia d'arxius documentals

Que es?

Els arxius de documents, creixen i les empreses necessiten cada cop més espai i temps per la seva gestió. Per a solucionar aquest problema, Leinad ofereix des de 1974 un servei logístic complert per a la gestió i custodia de:

  • Arxius
  • Fons documentals
  • Suports informàtics
  • Historials clínics
  • Copies de seguretat

Leinad recull els arxius a las seves oficines, els informatitza i els custòdia en prestatges dissenyats específicament per a arxiu, a l'espera de que els nostres clients els puguin necessitar o decideixin que han caducat i s'han de destruir.

Avantages que ofereix el nostres servei GYCAD de GESTIÓ y CUSTÒDIA d'ARXIUS

Economia

En espai; els permet disposar per a la seva activitat del car e incremental espai que ocupen els arxius de documents necessaris, però de poca consulta. El cost de l'espai que ocupa el seu arxiu deixa de ser fixa i es converteix en variable, en funció de l'espai que ocupen en cada moment.

Temps

Recuperar amb rapidesa i fiabilitat els documents que necessitin, a les seves oficines i sense la necessitat de que el seu personal perdi el ritme de treball ni la concentració en la recerca i posterior arxiu dels documents. Un temps amb un elevat cost.

Organització

Disposar d'un arxiu ben organitzat i informatitzat d'acord a les necessitats de cada empresa, coneixent el volum documental amb les seves variacions, incloent-hi cada departament i secció. També posem a la disposició dels nostres clients l'arxiver itinerant, pensat per a la realització de tasques puntuals d'organització i gestió, fins i tot al seu domicili.

Disposar d'un arxiu organitzat e informatitzat d'acord a les necessitats de la seva empresa, coneixent el volum documental y les seves variacions, fins i tot per departament o secció.

Confidencialidad

L'existència i posta en pràctica a la nostra empresa d'un codi ètic de conducta que regeix cadascuna de les accions que porten a terme els nostres arxivers, són una garantia que valoren els nostres clients. També disposem d'un sistema de registres de control i gestió que garanteix la completa reserva dels arxius.

Seguretat

Les nostres instal·lacions 20.000 m3 estan protegides contra intrusisme, robatori, incendi, inundacions, tot seguint les recomanacions de la UE en aquesta matèria.

Referències

Per confidencialitat no podem revelar els noms dels nostres clients, però entre els nostres clients es troben organismes oficials europeus, autonòmics i municipals, multinacionals, Pymes, professionals i fins i tot particulars. Amb tots ells posen la mateixa cura a l'hora de fer la feina ben feta.

Fases del servei "GYCAD" que pot escollir "a la carta"

Informació y avaluació

1.1 Informació completa dels serveis de gestió i custòdia d'arxius documentals.

  • Avaluació dels arxius i pressupostos:
  • Identificació de necessitats.
  • Creació del quadre de classificació seguint l'ordre de criteris establerts per la empresa   contractant.
  • Implantació del sistema de localització de documents, numèric, alfa-numèric, alfabètic, etc.
  • Elaboració d'un quadre de vigències o esporgacions.
  • Realització d'índex i inventaris.
  • Organització de l'arxiu. Consisteix en assignar una ubicació a cada document.
  • Establiment del sistema de control.
  • Firma del contracte de prestació de serveis.
Recollida i entrada
  • Subministrament de materials (caixes).
  • Preparació i encapsat de la documentació.
  • Recollida.
  • Informatització de l'entrada i ubicació.
Emmagatzematge i custòdia

Tots els documents s'arxiven a les nostres instal·lacions en prestatgeries específiques per arxiu, facilitant així una ràpida i efectiva preparació de les comandes de sortida, evitant així errors i evitant el deteriorament dels arxius per no estar emmagatzemats de forma correcte.

Lliurament de comandes (Sortides)

4-1 Recepció de comandes pel lliurament de caixes, dossiers o documents via correu electrònic, telèfon o fax.

4-2 Localització   dels documents.

4-3 Informatització de la sortida.

4-4 Lliurament a nostre client:

       Terminis: - Ordinari: màxim 24 hores en dies laborables.

                      - Urgent: màxim 4 hores en dies laborables.

       Mitjans: per missatgeria, per fax, per  correu electrònic o a través de l'espai  virtual disponible  a la nostre 
                    pàgina web, segons les necessitats del nostre client.

Destrucció

Mitjançant l'autorització escrita, procedim a la destrucció dels documents a les nostres instal·lacions, lliurant-los a continuació la corresponent certificació.

Serveis complementaris

Estructuració i organització d'arxius.

Salas per a consultes massives de documents (inspeccions, auditories, etc.)

Escanejat i digitalització de documents.

Espais per a l'emmagatzemat   provisional de mercaderies, mobles, etc. a disposiciódels nostres clients.

I tot això a un preu generalment inferior a l'estalvi en el cost de l'espai  que actualment ocupen els seus arxius.

 

 

LEINAD S.A.